Выступление: Дегула С.А., НМС 2019

Уважаемые коллеги!

В 2004 году принят Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», который регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов, не только входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, но и других архивных документов независимо от их форм собственности.

На его основе приняты подзаконные нормативные акты: правила работы государственных и муниципальных архивов, правила работы архивов организаций, перечни документов со сроками хранения и другие нормативные и методические документы.

Остановлюсь на некоторых проблемах применения нормативных правовых актов Российской Федерации, положения которых относятся к комплектованию государственных и муниципальных архивов документами по личному составу.

Особую озабоченность вызывает отсутствие нормативно закрепленного механизма передачи в архивы документов ликвидируемых организаций, в первую очередь, – документов по личному составу, имеющих особое значение для граждан, поскольку именно они обеспечивают возможность реализации их конституционных прав на социальное обеспечение.

Законом об архивном деле предусмотрено, что при ликвидации негосударственных организаций, образовавшиеся в процессе их деятельности документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются на хранение в соответствующий архив. Однако правоприменение данной нормы затруднено.

Сложности возникают также при определении «соответствующего» архива, в который необходимо передать документы ликвидируемой организации. Кроме того, процесс ликвидации организаций не прекращается, уверены, что большинство архивов не имеют возможности принимать документы временного хранения из-за отсутствия площадей.

Представляется, что оптимальным было бы определять место хранения этих документов по территориальному признаку, т.е. по месту осуществления производственно-хозяйственной деятельности и проживания основного контингента работников. В этом случае государственные (муниципальные) архивы, где в дальнейшем будут храниться эти документы, будут заинтересованы в качественной подготовке документов по личному составу и научно-справочного состава к ним к передаче в архив.

«Безболезненно», т.е. без утраты документов происходит передача документов по личному составу организаций, являвшихся источниками комплектования государственного или муниципального архива. Так как этим организациям своевременно и качественно оказывалась методическая помощь.

Имеется достаточно много примеров, когда при ликвидации учредителя филиалы «передают» свои документы в вышестоящую организацию в другой регион. Под словом «передают» понимается хаотичная передача документов по личному составу в неупорядоченном виде.

Несмотря на то, что законом определено, упорядочение архивных документов ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим, имеют место случаи поступления документов россыпью и в плохом физическом состоянии. Иногда ликвидаторы и конкурсные управляющие обращаются в архив при завершении ликвидационных процедур, когда уже отсутствует время и финансовые средства для подготовки документов к передаче в архив.

В качестве примера можно привести Кубанский институт международного предпринимательства и менеджмента (КИМПИ), прекративший свою деятельность в 2015 году. Более 3 лет силами преподавательского состава проходила подготовка документов по личному составу к передаче в архив. К сожалению, из 10 тыс. обучавшихся студентов подтвердить обучение смогут только 6,5 тысяч, остальные личные дела студентов и аспирантов утрачены.

Также имеют место случаи, когда в акт приема-передачи имущества ликвидируемой организации не включаются документы по личному составу. Конкурсный управляющий неполноту состава или отсутствие документов по личному составу подтверждает справкой, что документы утрачены самим предприятием и ему не передавались.

Можно сделать вывод, что гораздо «дешевле» утратить документы, чем обработать и передать их в соответствии с установленными требованиями.

Кроме того, имеются случаи, когда организация, передав часть документов на хранение в архив, и, получив соответствующую справку о сдаче документов, прекращает дальнейшую подготовку к передаче оставшихся документов.

В течение нескольких лет ведутся переговоры с собственником имущества ОАО «Севкавэнергомонтаж», куда входят документы по личному составу Ростовского, Донского, Мостовского монтажных управлений, переданных в г. Краснодар по решению учредителя. Конкурсный управляющий ОАО «Севкавэнергомонтаж» поэтапно передавал документы в архив, всего поступило меньше половины, имеющихся документов. В Арбитражный Суд был представлен акт приема-передачи по 4-м предприятиям. Этого хватило для завершения судьей конкурсного производства. На сегодняшний день около
2 тысяч дел (8-ми предприятий) ОАО «Севкавэнергомонтаж» в настоящее время фактически брошены – стали бесхозяйными.

Положительные результаты дают плановые проверки соблюдения законодательства об архивном деле.

В 2017 году управление по делам архивов осуществляло проверку соблюдения законодательства об архивном деле на Новороссийском машиностроительном заводе «Молот», находящемся в процедуре банкротства.

Завод, созданный в 1927 году, выпускал запасные части и оборудование для цементной промышленности, а география потребителей продукции покрывала весь Советский Союз, продукция экспортировалась в Африку и на Ближний Восток. В акт приема-передачи имущества завода конкурсному управляющему документы по личному составу завода включены не были. Конкурсный управляющий не собирался передавать документы по личному составу в архив.

Можно с уверенностью сказать, что в результате проверки предотвращена утрата документов по личному составу завода. В настоящее время 761 дело по личному составу завода за 1946 – 2017 годы поступило на хранение в муниципальный архив города Новороссийска.

Действующее законодательство (в частности, Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 08.08.2001 № 129-ФЗ) допускает исключать организацию из единого государственного реестра юридических лиц без представления документального подтверждения факта передачи документов по личному составу в архив.

Достаточно много примеров оставления документов по личному составу в бесхозяйном состоянии, что может привести к их утрате.

Количество брошенных документов не уменьшается. Такие документы поступают в архив, как правило, в россыпи (не упорядоченные), пораженные грибком. Большинство документов нуждаются в антисептической обработке, а затем уже силами архива проводится их упорядочение и другие виды работ, которые не входят в обязанности архива и не стоят в плане его работы, к тому же финансирование на эти цели сметой архива не предусмотрено.

Существует еще ряд проблем обеспечения сохранности документов по личному составу. Есть организации, которые существуют только на бумаге – они фактически прекратили деятельность, но о ликвидации не заявили, и, конечно же, документы на хранение в архив не передали.

Имеют место случаи, когда организация, изменив юридический адрес и снявшись с учета в ПФР, по месту нового юридического адреса на учет не встает. Приведу пример, в 2014 году ЗАО «Дедал» правопреемник Краснодарского управления агропромпусконаладка изменило юридический адрес. В Вологде по новому адресу на учет в ПФР не встало. Буквально через
2 месяца территориальное УПФ, где находилось предприятие на учёте, обратилось в архив с просьбой помочь найти документы по личному составу, которые за 1968 – 2011 годы в количестве 570 единиц хранения остались брошенными в Краснодаре. Как результат – документы брошены, граждане лишены возможности подтвердить факт работы и размер заработной платы на этом предприятии, а законодательство об архивном деле не нарушено.

За последние три года принято на хранение около 3 тысяч ед. хр. бесхозяйных документов. То есть, все работы связанные с подготовкой и передачей документов на хранение в архив были выполнены нашим архивом.

Такого рода примеры говорят о необходимости изменения административного законодательства в сторону усиления ответственности должностных лиц за ненадлежащее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов, которое может привести к их утрате или неисправимому повреждению.

Еще одной проблемой качества документов по личному составу и полноты сведений в них является отсутствие контроля за кадровым делопроизводством. К сожалению, результат этого мы видим, когда документы поступают в архив на хранение и исправить уже ничего нельзя.

Но мы убеждены в том, что незначительные штрафы за совершенные правонарушения в сфере архивного дела позволяют организациям, недобросовестным ликвидаторам и конкурсным управляющим игнорировать законодательство об архивном деле.

Выводы:

Для комплектования государственных и муниципальных архивов документами по личному составу необходимо совершенствование архивного и смежного с ним законодательства, внесение изменений в нормативные правовые документы.

1. Положения федерального закона об архивном деле должны быть однозначными, не допускающими возможных противоречивых трактовок.
2. Необходимо:

внести изменения в Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», предусматривающие предоставление ликвидированной организацией в налоговый орган документа, подтверждающего передачу документов по личному составу в архив;

внести изменения в статью 13.25 (пункт 1-2) Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, предусматривающую увеличение размера штрафа за нарушение условий хранения, комплектования, учета или использования архивных документов.

С.А. Дегула, руководитель государственного казенного учреждения Краснодарского края «Архив документов по личному составу Краснодарского края»

28 – 29 мая 2019 года

г. Нальчик